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2021.05.01

電子契約システムについて

こんにちは!

全国でペーパーレス化による環境配慮や働き方改革、保管コストの低減、災害対策などを理由に書類の電子化を行う企業が増大しております。

弊社でも、「BLUELINKSYSTEM」を導入し、電子契約システムの運用を開始しました。

 

そもそも電子契約とは、従来の紙で締結していた契約書を電子文書に置き換えた契約方式です。
タイムスタンプや電子署名を利用して双方の合意を証明すれば、法的効力が認められます。インターネットや専用回線などの通信回線で契約を完結できるのが最大の特徴です。

 

現在の電子契約の普及率・シェア率はすでに採用している企業14%、検討している企業29%と企業全体で43%もの企業が取り組んでいます。

 

【電子契約のメリット】

◆コスト削減(収入印紙代含むコストの削減)
印紙税法によって印紙税の対象とされているのが、契約書や領収書などの紙の文書に限定されていることから、電子文書である電子契約は対象にならず印紙を貼る必要がありません。
さらには、物理的な文書作成や郵送にともなうコストや、人的リソースの投入も排除でき、相対的なコスト削減効果が期待できます。

 

◆業務効率化(面倒な紙の保管や契約書を探す手間ナシ)
従来の契約書締結プロセスでは、物理的・人的コストのほかに郵送や返送にかかる時間的なロスが生じており、スピーディに取引開始を行うことが難しくまた、契約内容を確認するために対象原本を探そうとしても、書類の山に埋もれてしまい時間だけが過ぎていくということも少なくありません。
こうした時間的なロスをなくし、効率的に業務を遂行するにも電子契約は有効です。

◆コンプライアンス強化
タイムスタンプや電子署名によって生成される電子契約書では、この改ざんの危険性が低いばかりでなく、データベースで管理することからアクセス履歴も残しやすく、透明性も保たれるようになります。
この透明性は、監査の際にも有効に働きます。

 

◆リスク分散
東日本大震災以来、事業継続計画(BCP)の重要性が見直されていますが、クラウド環境でサービスが提供されるビジネスアプリケーションの活用は非常に有効だといえます。

【従来の契約書と電子契約書の比較表】

 

「BLUELINKSYSTEM」3つのポイント

●セキュリティ対策が万全(AWSにデータを保管しているため)
●利便性(関係者をして共有可能)
●コンプライアンスが万全

 

電子帳簿保存法・e-文書法の4つのポイント

①見読性:webサイトにて印刷やダウンロード可能
② 完全性:マニュアルだどシステム関係の書類も用意
③ 機密性:AWSのセキュアなクラウド環境を使用
④ 検索性:データベース管理による日付や品目など様々な項目で検索可能

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